Redactar el Objetivo de un Proceso

El Objetivo es la guía

Redactar el objetivo de un proceso puede darle claridad a la gestión, o confundirla. No es inusual leer objetivos etéreos, abstractos, algunos bien intencionados y otros exagerados. El objetivo no se limita a cumplir el procedimiento: su propósito no es solamente seguir un determinado método, sino lograr algo. El objetivo guía la gestión y todo lo que la gente involucrada hará para conseguir los resultados esperados.

Empezar por lo obvio y luego cualificarlo

Lo primero es empezar por lo obvio del proceso: vender para ventas, comprar para compras y así con los demás. Pero el objetivo no es sólo hacer eso; hay requisitos sobre lo que se debe lograr, así que cualificar ese logro con requisitos le agrega contenido y claridad al objetivo del proceso: no sólo es comprar, sino comprar a tiempo, lo que se necesita, bajo especificaciones, a buenos proveedores y dentro de un presupuesto – por ejemplo. La eficacia, la eficiencia, la oportunidad, la economía, la seguridad, el medio ambiente pueden ser temas desde los cuales extraer requisitos que complementen lo obvio del proceso. Es decir, un proceso debe desempeñarse eficazmente, eficientemente, de manera segura, limpia; estos términos, interpretados para un proceso particular, producirán un objetivo completo y claro.

Debe estar alineado

Y también es importante revisar la formulación del objetivo para verificar que sus logros estén conectados con las

directrices de la organización, pues es en la operación de la compañía en donde se construyen los logros colectivos. La estrategia puede decirle al proceso lo que debe lograr, de tal manera que su gestión contribuya al logro de metas colectivas.

Claridad en la redacción

Revise la redacción. Si ella es confusa, se pierde la intención de aclarar el propósito de proceso; si es enredada, el lector deberá hacer un esfuerzo adicional para entenderlo. No es necesario decirlo todo en una sola frase. Tome el tiempo y el espacio que necesite para ser claro y directo.

En resumen, el objetivo parte de lo obvio del proceso y lo completa con la eficacia, la eficiencia, la alineación con las directrices y otros temas que, aplicados al proceso, ayudan a definir para la gestión del proceso un horizonte claro.

Gestión Desordenada de Procesos

Más común de lo que debiera

No es difícil encontrar inconsistencias en la gestión de los procesos en organizaciones púbicas y privadas. 

Por ejemplo, lo que se encuentra redactado en los objetivos es, en ocasiones, etéreo, abstracto, confuso y en lugar de servir como norte, como la expresión de lo que el proceso debe lograr o entregar, cae en el olvido, en la incomprensión o pasa desapercibido.

Sin objetivo claro

Con aquellos objetivos como la referencia contra la cual se juzga la gestión, habrá dificultades para definir los indicadores adecuados. Sin la guía de un objetivo claro, encontrar la manera adecuada de medir la gestión requerirá un ejercicio de imaginación, de ensayo y error, de búsqueda, que producirá indicadores que no le permiten a las personas leer el desempeño del proceso y tomar con base en esa lectura las decisiones pertinentes. Es frecuente escuchar que los indicadores no dicen nada y que es una pérdida de tiempo calcularlos periódicamente.

Indicadores inútiles

La imaginación, sin embargo, produce resultados. Los indicadores así definidos resultan altisonantes, atractivos y obtienen rápidamente la aprobación de los encargados y sus autoridades. Los problemas aparecen cuando se trata de concretarlos. En la base de los indicadores están los datos, pues sin ellos no hay cálculos posibles y a la primera oportunidad de obtener las estadísticas del proceso, se descubre que no los hay, por variadas razones: nadie los registra o los captura, no pertenecen al dominio de la información que el proceso produce o simplemente no se entiende de qué datos se trata ni en dónde se consiguen.

No se captura la información necesaria

Una mirada sobre el proceso revela que nada en sus instrucciones establece qué tipo de información se debe capturar, ni dónde, ni

Secuencia de actividades

quién, ni cómo. Aunque es posible encontrar largas listas de anexos y formatos al final de su contenido, su uso queda sin definir, así como la pertinencia y claridad de esos formatos. El proceso entonces no produce la información que se necesita para saber si marcha según lo requerido o no.

No ayuda a la gestión

Es de esperar entonces que sea difícil mostrar la gestión. Las personas - incluidos sus jefes - hacen esfuerzos para obtener los resultados que se esperan, pero la ausencia de un esquema de gestión consistente no resulta de ayuda. Cuando llega el momento de dar razón del desempeño es necesario empezar a buscar información y a realizar análisis y cálculos de última hora. Un esquema de gestión ordenado tendría definido desde el comienzo todos estos elementos, de manera consistente, pertinente y objetiva.

La gestión es inconsistente

La causa de un esquema de gestión desordenado está en el desconocimiento que los integrantes de un proceso tienen acerca de lo que significa definirla y ejecutarla, de cuales son los elementos que la componen y de sus relaciones. Lo que se espera de un esquema de gestión es, por definición, orden. Por el contrario, la incoherencia produce desconcierto, reproduce el desorden en la ejecución del proceso y dificulta tanto la obtención de los resultados como su presentación y sustentación ante otros.

Lo que muestra un Caleidoscopio

Cuando era niño hice un caleidoscopio con cartón, espejos, papeles y vidrios de colores. Recuerdo que quedó bien y que a través de su lente se veían diferentes combinaciones de formas y colores. 

Al girarlo, la figura cambiaba, nunca se recuperaba la anterior y los otros que miraban a través de él también veían otra cosa. Ninguno vio lo mismo. Hoy pienso que así parece el mundo. Dicen que todo se ve según la lente con que se mire.

Creo que vale la pena, por lo menos para reducir la propia ignorancia,  adentrarse en varios temas, así sea de manera introductoria, para acercarse al modo de otros de entender el mundo y enriquecer el propio. 

Leí que blog es una abreviación de WEB LOG, un diario en la red. Es un formato que me permitirá compartir puntos de vista, cambiando de tema, a la manera del caleidoscopio cuando se gira...

Caleidoscopio en Wikipedia

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La página es para compartir mi experiencia utilizando las herramientas que e-learning ofrece.

He aprendido cosas y alcanzado metas con la ayuda de gente, de libros y con voluntad. También he visto que el mundo cambia según la perspectiva, pero ampliando lo que uno conoce se lo puede entender mejor. 

Aunque es imposible saber todo, creo que vale la pena aprender. Busco tener una mente abierta para entender mejor lo que pasa.

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