Redactar el Objetivo de un Proceso

El Objetivo es la guía

Redactar el objetivo de un proceso puede darle claridad a la gestión, o confundirla. No es inusual leer objetivos etéreos, abstractos, algunos bien intencionados y otros exagerados. El objetivo no se limita a cumplir el procedimiento: su propósito no es solamente seguir un determinado método, sino lograr algo. El objetivo guía la gestión y todo lo que la gente involucrada hará para conseguir los resultados esperados.

Empezar por lo obvio y luego cualificarlo

Lo primero es empezar por lo obvio del proceso: vender para ventas, comprar para compras y así con los demás. Pero el objetivo no es sólo hacer eso; hay requisitos sobre lo que se debe lograr, así que cualificar ese logro con requisitos le agrega contenido y claridad al objetivo del proceso: no sólo es comprar, sino comprar a tiempo, lo que se necesita, bajo especificaciones, a buenos proveedores y dentro de un presupuesto – por ejemplo. La eficacia, la eficiencia, la oportunidad, la economía, la seguridad, el medio ambiente pueden ser temas desde los cuales extraer requisitos que complementen lo obvio del proceso. Es decir, un proceso debe desempeñarse eficazmente, eficientemente, de manera segura, limpia; estos términos, interpretados para un proceso particular, producirán un objetivo completo y claro.

Debe estar alineado

Y también es importante revisar la formulación del objetivo para verificar que sus logros estén conectados con las

directrices de la organización, pues es en la operación de la compañía en donde se construyen los logros colectivos. La estrategia puede decirle al proceso lo que debe lograr, de tal manera que su gestión contribuya al logro de metas colectivas.

Claridad en la redacción

Revise la redacción. Si ella es confusa, se pierde la intención de aclarar el propósito de proceso; si es enredada, el lector deberá hacer un esfuerzo adicional para entenderlo. No es necesario decirlo todo en una sola frase. Tome el tiempo y el espacio que necesite para ser claro y directo.

En resumen, el objetivo parte de lo obvio del proceso y lo completa con la eficacia, la eficiencia, la alineación con las directrices y otros temas que, aplicados al proceso, ayudan a definir para la gestión del proceso un horizonte claro.