Gestión Desordenada de Procesos

Más común de lo que debiera

No es difícil encontrar inconsistencias en la gestión de los procesos en organizaciones púbicas y privadas. 

Por ejemplo, lo que se encuentra redactado en los objetivos es, en ocasiones, etéreo, abstracto, confuso y en lugar de servir como norte, como la expresión de lo que el proceso debe lograr o entregar, cae en el olvido, en la incomprensión o pasa desapercibido.

Sin objetivo claro

Con aquellos objetivos como la referencia contra la cual se juzga la gestión, habrá dificultades para definir los indicadores adecuados. Sin la guía de un objetivo claro, encontrar la manera adecuada de medir la gestión requerirá un ejercicio de imaginación, de ensayo y error, de búsqueda, que producirá indicadores que no le permiten a las personas leer el desempeño del proceso y tomar con base en esa lectura las decisiones pertinentes. Es frecuente escuchar que los indicadores no dicen nada y que es una pérdida de tiempo calcularlos periódicamente.

Indicadores inútiles

La imaginación, sin embargo, produce resultados. Los indicadores así definidos resultan altisonantes, atractivos y obtienen rápidamente la aprobación de los encargados y sus autoridades. Los problemas aparecen cuando se trata de concretarlos. En la base de los indicadores están los datos, pues sin ellos no hay cálculos posibles y a la primera oportunidad de obtener las estadísticas del proceso, se descubre que no los hay, por variadas razones: nadie los registra o los captura, no pertenecen al dominio de la información que el proceso produce o simplemente no se entiende de qué datos se trata ni en dónde se consiguen.

No se captura la información necesaria

Una mirada sobre el proceso revela que nada en sus instrucciones establece qué tipo de información se debe capturar, ni dónde, ni

Secuencia de actividades

quién, ni cómo. Aunque es posible encontrar largas listas de anexos y formatos al final de su contenido, su uso queda sin definir, así como la pertinencia y claridad de esos formatos. El proceso entonces no produce la información que se necesita para saber si marcha según lo requerido o no.

No ayuda a la gestión

Es de esperar entonces que sea difícil mostrar la gestión. Las personas - incluidos sus jefes - hacen esfuerzos para obtener los resultados que se esperan, pero la ausencia de un esquema de gestión consistente no resulta de ayuda. Cuando llega el momento de dar razón del desempeño es necesario empezar a buscar información y a realizar análisis y cálculos de última hora. Un esquema de gestión ordenado tendría definido desde el comienzo todos estos elementos, de manera consistente, pertinente y objetiva.

La gestión es inconsistente

La causa de un esquema de gestión desordenado está en el desconocimiento que los integrantes de un proceso tienen acerca de lo que significa definirla y ejecutarla, de cuales son los elementos que la componen y de sus relaciones. Lo que se espera de un esquema de gestión es, por definición, orden. Por el contrario, la incoherencia produce desconcierto, reproduce el desorden en la ejecución del proceso y dificulta tanto la obtención de los resultados como su presentación y sustentación ante otros.